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平成28年度
第9回役員会 委員会
議事録

日  時 平成29年1月21日(土)
・役員会:午後6時00分、専門委員会:午後6時30分

場  所 ふれあい椿峰地下ホール

出 席 者(敬称略)
「役 員」
会 長 佐藤陽一
副会長 木南美恵子(会計担当)
丸山二三夫 (書記担当、高齢化対策委員会担当)
役 員 土屋博史 (地域交流委員会担当)
小椋雄二(安全で住みやすい環境つくり委員会担当)
五味智津子(コミュニケーション委員会担当)
監 事 石口尚美
「専門委員会委員」
−地域交流委員会委員−
阿部康雄(欠)、伊藤美佐子、田栗浩二、前原真弓、山本治、神部 俊夫
−安全で住みやすい環境つくり委員会委員−
石黒邦衛、曾田篤郎、戸田智子、真柴達(欠)、安川信、田辺紀美子(欠)
−コミュニケーション委員会委員−
笹原秀一、横川文彦、佐々木春生、平井和代
−高齢化対策委員会委員−
野瀬泰一(欠)、松崎嘉信(欠)、増田悦子(欠)、上野和子

【議事内容】
1.副会長(書記担当)
前回議事録については、すでにホームページに掲載したことの報告があった。
2.佐藤会長から、次のとおり説明があった。
@第12管理組合法人との協議会報告と協議
第18回協議会が1月14日開催された。結果概要は、次のとおりである。
イ)結果概要
2016年11月1日「臨時つばき438号」を発行し、理事会承認を得て12管以外の自治会員への配布も行い、この臨時つばき発行後の管理組合ブロック集会での意見収集、組合員及び自治会員からの投書による意見等の提出を受け、その後12月17日に意見交換会を開催した。同協議会では、これらの意見等を踏まえ、統合実施の是非について検討を行った結果、協議会は統合が望ましいと判断し、提案書(案)を策定する準備を行った。
この提案書は、次回2月18日開催の第19回協議会で検討を行い、同協議会から、椿峰第12団地管理組合法人の理事長及び椿峰西自治会の自治会長宛に提出される予定である。

ロ)提案書
提案書の主な内容は、次のとおりである。
一.椿峰第12団地管理組合法人と椿峰西自治会の統合を行い、その業務継承組織を椿峰第12団地管理組合法人とし、椿峰西自治会を発展的に解消することが望ましい。
二.統合実施の準備
具体的に実行に移すには、組織、会計、役員などの詳細の検討・決定と管理組合規約改定の必要であること。又、管理組合及び西自治会の統合準備の手続きが必要である。
三.今後のスケジュール
・2017年4月 西自治会総会    移行準備議案の提出(業務計画案)
・2017年5月 管理組合通常総会  移行準備議案の提出(業務計画案、役員選任)
         両総会後に協議会を解散する
・2017年5月 移行準備検討組織(プロジェクト)の設立 (規約、組織、運営)
・2018年1月までに 管理組合臨時総会 (統合の承認、規約、組織改訂、予算案)
・2018年3月 管理組合次期役員選出と役割分担(新組織に対応)
・2018年3月末 西自治会総会 (解散決議)
・2018年4月1日 管理組合・西自治会統合、新組織発足
・2018年5月 管理組合通常総会 (新役員承認、2017年度業務報告・決算承認等)

上記を踏まえ、西自治会としての統合に向けた準備対応は、次のとおりである。
イ)会則に「解散決議」の条項を新設して、改訂整備する必要がある。
ロ)自治会の取扱について、現在の預金状況を踏まえ平成29年4月1日から平成30年3月31日までの自治会費を徴収しなくても活動に支障がないと判断するので、徴収を実施しない予定である。
ハ)統合時の財産(預金、備品)の処分に関して役員等で検討を進めたい。
ニ)円滑な統合移行が実施できるよう西自治会の各部委員会等活動、業務手順(業務マニュアル)の整備が必要である。
なお、次回、第19回協議会を平成29年2月18日(土)午後3時から開催する予定である。

A椿峰みどり環境つくりの会報告の件
今回、特に報告事項はなかった。

B椿峰ニュータウン西 交通信号改善に関する件
前回報告のとおり、ニュータウン入口の交通信号機付近の高木剪定に関しては、その後、進展がない状況であっため、再度、所沢市役所の担当部署に連絡したところ、当初、納得の得られる回答でなかったが、今後の方針を検討する予定であることを確認した。

C4月実施の定期総会運営手順と議案内容に関する件
平成28年度の活動報告、平成29年度の活動計画については、担当役員が中心となり各委員会で検討いただき、本日の専門委員会別の会議で検討し、その後1月31日までにとりまとめ結果を佐藤会長まで提出するよう依頼があった。

D29年度役員等の募集の件
2月1日より階段掲示等で実施を開始し、2月16日締め切り、2月18日の会議で確認をしたい。なお、当番世話役については、従来通り階段単位での選出としたいことの報告があった。

E 2月26日実施 防災訓練共催の件
前回会合で報告のとおり、消防訓練を2月26日10:00から12:00に開催する。西自治会も例年のとおり共催する。
なお、管理組合から詳細な内容の連絡を受けていないが、前年同様の内容で実施予定であることの報告があった。

F所沢市「LED化整備事業」への協力方アンケート
現在、所沢市内の防犯灯が約13,000灯あり、うち非LEDが約8,300灯、西自治会では5本有している。今回のLED化整備事業について、西自治会として交換工事等に要する費用負担は生じないが電気代が減少する他、メリットがあるので、同アンケートに協力できる旨回答、連絡したいことの確認があり、特に異議はなかった。

【追加報告】
・民生委員の誕生について
丸山副会長より、次の報告があった。
当該地区担当の民生委員・坂口氏より、平成28年2月に椿峰西自治会の佐藤会長宛に次期民生委員の推薦、紹介の依頼が当方を通じてあった。直ちに佐藤会長の依頼により当方にて候補者を選定した結果、佐藤会長の了解を得て安川氏(107-2-303)を推薦した。その後、平成28年12月1日付で厚生労働大臣・埼玉県知事から委嘱された。任期は3年である。
西自治会から民生委員が委嘱されたとこは非常に嬉しいことである。顔が見える身近な存在として、相互有機的な関係ができることを期待したい。
続いて、民生委員の安川氏から挨拶及び抱負が述べられた。

3.副会長(会計担当)
@ 募金状況報告
木南副会長(会計担当)より、前回報告した歳末たすけあい募金活動の金額に関して、24,000円ではなく25,500円であったことの報告があった。

4.安全で住みやすい環境つくり委員会
@ 冬の防犯パトロール実施報告
小椋担当役員から、次のとおり報告があった。
今回実施している冬季(年末年始)防犯パトロールについて、引き続き協力方お願いしたい。なお、次回の会合で実施報告をしたいことの報告があった。

5.地域交流委員会
@ 新春芸能ふれあい大会企画
佐藤会長から、明日1月22日(日)に開催する新春芸能ふれあい大会に関して、本日現在、第一部・第二部に出席予定者は35名、第二部のみは25名であることの報告があった。
なお、参加希望者は至急連絡をお願いしたい。

A 2月実施予定のピンポン大会
佐藤会長から、諸般の事情で今年はピンポン大会の実施は中止することの報告があった。

6.コミュニケーション委員会
@ あけぼの発行報告
五味担当役員から、次の報告があった。
「あけぼの」135号を平成29年2月12日ごろ発行予定である。

7.高齢化対策委員会
@ 健康講座開催企画
丸山副会長から、次の報告があった。
平成29年1月7日(土)に平成28年度第4回講座を第12管理組合法人高齢化対策部と共催で、小手指第1地域包括センターの協力を得て『生き生き人生探訪を探る』シリーズ(11) 「ためになる−高齢者ためのツボ押し健康法(その7)」を開催した。
参加者は18名(うち、初めて参加者2名)であった。次年度も継続実施するので、関心のあるテーマ等があれば連絡をお願いしたい。
 
引き続き各専門委員会に別れ、会議を実施し、大方、午後7時50分ごろ散会した。

以 上